X10 Hiệu Quả Công Việc Của Bạn Nhờ Pomodoro

X10 Hiệu Quả Công Việc Của Bạn Nhờ Pomodoro

Kỹ thuật Pomodoro: Làm thế nào một thói quen 25 phút có thể giúp bạn làm chủ thời gian của mình? Nếu bạn cũng giống những người ngoài kia, việc quản lý thời gian là một việc mang đầy tính thách thức.

Cuộc sống hiện tại có quá nhiều việc phải làm. Hàng ngày bạn bị dội bom với hàng đống các công việc phải làm, chưa kể các dự định cá nhân của bạn, và thật đáng tiếc độ dài danh sách việc phải làm của bạn ngày qua ngày lại càng dài hơn.

Vậy, làm thế nào để hoàn thành tất cả công việc nhưng vẫn đảm bảo chất lượng?

Một giải pháp đã được chứng minh tính hiệu quả là sử dụng một hệ thống khối thời gian nổi tiếng, đó là Kỹ thuật Pomodoro.

Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách “thói quen Pomodoro” 25 phút có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu quả.

Tại sao Quản lý thời gian hiệu quả lại quan trọng?

Có mt đnh lut đơn gin gi là Lut Parkison.

Nói một cách ngắn gọn, quy tắc này có nghĩa là bạn càng dành nhiều thời gian cho công việc, bạn sẽ càng mất nhiều thời gian để hoàn thành nó. Bạn có thời hạn một tuần để làm một việc? Gần như chắc chắn bạn sẽ mất cả tuần để làm việc đó.

Cách tốt nhất để chống lại Luật của Parkinson là đề ra thời hạn nghiêm ngặt với chính bản thân bạn và một đồng hồ tic tắc khi bạn tiến hànhthực hiện mỗi công việctheo đúng nghĩa đen. Điều này không chỉ giúp bạn trở nên năng suất hơn, bạn cũng sẽ “có nhiều thời gian hơn” dành cho những điều thú vị khác trong cuộc sống.

Bạn hãy nghĩ về điều này:

Cuc đi con người trung bình có 675.450 gi. Mỗi giờ bạn lãng phí là một giờ bạn sẽ không nhận lại được. Nếu bạn đang làm việc chăm chỉ mỗi ngày nhưng không nhận được kết quả mà bạn có thể đo lường được, thì bạn đang lãng phí cuộc sống của bạn-một giờ một lần.

Giải pháp thật đơn giản:

Ngừng làm việc ngẫu hứng vào các dự áncông việc khác nhau. Thay vào đó, hãy tạo ra một kế hoạch cho những nhiệm vụ quan trọng và làm việc trên mỗi dự án với một tâm thái hoàn toàn tập trung. Và công cụ tốt nhất để thực hiện việc này là thông qua Kỹ thuật Pomodoro.

K thut Pomodoro là gì?

Vào cuối những năm 1980, Francesco Cirillo lần đầu tiên có Hệ thống Pomodoro (Cirillo có tên là “cà chua”) vì ông đã sử dụng một hình quả cà chua hẹn giờ có hình dạng quả trứng khi quản lý thời gian của mình. Ý tưởng đằng sau kỹ thuật Pomodoro là phân tách tất cả các tác vụ của bạn thành các block thời gian 25 phút. Giữa mỗi block thời gian, có 5 phút nghỉ. Và sau khi hoàn thành bốn Pomodoro bạn có thể nghỉ ngơi lâu hơn – thường là 15 đến 30 phút.

Về lý thuyết, chiến lược này hoạt động khá tốt bởi vì bạn hoàn toàn tập trung vào một tác vụ (như viết lách) mà không cần chuyển trọng tâm hoặc làm các việc khác song song. Khi đồng hồ đang bật, bạn bỏ qua yêu cầu kiểm tra email, tin tức trên Facebook, trả lời tin nhắn văn bản hoặc làm bất kỳ hoạt động nào gây mất tập trung khác. Bạn đang ở trong trạng thái “chiến đấu” và hoàn toàn tập trung.

Tôi phải thừa nhận, tôi đã được một chút hoài nghi khi tôi lần đầu tiên nghe nói về Kỹ thuật Pomodoro. Tôi đã từng làm những việc theo cảm xúc, bất cứ khi nào tôi cảm thấy thích nó. Đôi khi là hai giờ làm việc liên tục và vào lúc khác là một vài phút, trong khi tôi xem truyền hình.

Tuy nhiên, sau khi sử dụng kỹ thuật này trong hơn ba năm, tôi có thể nói một cách trung thực rằng đó là một điều tuyệt vời ngạc nhiên lớnkhi nói đến việc cải thiện năng suất cá nhân của tôi. Bất kể công việc gì tôi làm – viết lách, trả lời email, phương tiện truyền thông xã hội hay tiếp thị – đồng hồ báo thức màu nhiệm này giúp tôi tập trung vào công việc hiện tại.

Nếu bạn quyết định kiên trì thực hiện hệ thống này, bạn sẽ có thể:

  • Loại bỏ thói quen làm nhiều việc cùng lúc.
  • Tập trung vào công việc đang thực hiện.
  • Làm được nhiều việc hơn vì bạn có cảm giác cấp bách.
  • Tránh tư tưởng cầu toàn hay thay đổi gây chậm tiến độ công việc.
  • Ý chí và khả năng tập trung sẽ được nâng lên tầm cao mới.
  • Giảm sự căng thẳng vì bạn chỉ làm một việc tại một thời điểm.

Đó chính là hương vị tuyệt vời bạn nhận được bằng cách sử dụng kỹ thuật Pomodoro, cuộc sống của bạn sẽ ý nghĩa và đi đúng hướng . Vì vậy, chúng ta hãy nói về việc phát triển thói quen sử dụng block thời gian 25 phút này.

Kỹ thuật Pomodoro trong 5 bước đơn giản

Đây là quy trình thực hiện phương pháp Pomodoro:

  1. Chọn công việc bạn muốn làm và tổng thời gian bạn thực hiện nó.
  2. Đặt bộ đếm thời gian 25 phút (có thể sử dụng bộ hẹn giờ hoặc ứng dụng Pomodoro).
  3. Làm công việc trên trong 25 phút. Tránh tất cả sự phân tâm và tránh làm thêm những việc khác.
  4. Nghỉ ngơi khoảng 5 phút để tái tạo năng lượng, bắt đầu một Pomodoro kế tiếp.
  5. Hãy nghỉ ngơi 20 – 30 phút sau khi hoàn thành bốn Pomodoro.

Đơn giản, nhưng rất hiệu quả. Khi bạn sử dụng kỹ thuật này, bạn sẽ thấy một sự cải thiện đáng kể về năng suất và khả năng hoàn thành công việc.

4 Quy tắc của tôi khi thực hiện Kỹ thuật Pomodoro

Giống như bất kỳ hệ thống nào, có các quy tắc để tuân theo và quy tắc có thể bỏ qua. Đó là lý do tại sao tôi đề nghị bạn tham khảo1 số điều chỉnh của tôi đối với hệ thống trên. Dưới đây là bốn nguyên tắc có thể tối đa hoá kết quả của bạn:

Quy tắc 1: Các quãng nghỉ KHÔNG phải là lựa chọn.

Khi tiếng chuông báo vang lên, hãy ngừng việc, đứng dậy và nghỉ ngơi. Bạn cần thời gian này cho tâm trí thư giãn và đểtái tạo năng lượng thực hiện tiếpnhiệm vụ. Nên sử dụng thời gian nghỉ này để: Thực hiện vài động tác thể dục đơn giản, một bữa ăn nhẹ, đi nhà vệ sinh, giãn gân cốthoặc uống 1 ly nước. Thực sự không quan trọng bạn sẽ làm gì, miễn là bạn đang nghỉ ngơi.

Quy tắc 2: Độ dài của thời gian = Độ khó của công việc

Những gì tôi sắp giới thiệu phá vỡ các nguyên tắc chính của Kỹ thuật Pomodoro… do đó sử dụng nó theo ý của riêng bạn:Cách tôi sử dụng phương pháp này là làm việc trong bội số của khối 25-phút.

Lượng thời gian thực tế tôi tập trung hoàn toàn vào một công việc phụ thuộc vào độ khó của nó. Nhiệm vụ dễ dàng (độ tập trung thấp) có thể được hoàn thành trong khoảng thời gian 50 phút (2 Pomodoro) hoặc 1 giờ và 15 phút (3 Pomodoro). Nhiệm vụ khó hơn (mức độ tập trung cao) có thể được hoàn thành bằng cách sử dụng khối thời gian chuẩn 25 phút. Thực sự số lượng Pomodoro bạn làm nên liên quan đến thời gian bạn có thể tập trung vào một nhiệm vụ mà không cảm thấy phân tâm.

THÍ DỤ:

Viết lách với tôi không phải là một công việc dễ dàng bởi vì nó đòi hỏi một mức độ tập trung cao. Vì vậy, bất cứ khi nào tôi viết, tôi sẽ thực hiện nó trong khoảng thời gian từ 25 đến 50 phút (1 đến 2 Pomodoro).

Mặt khác, trả lời email và tương tác qua mạng xã hội dễ hoàn thành hơn. Vì vậy, tôi thường sẽ thiết lập đồng hồ của tôi cho 3 Pomodoro (1 giờ và 15 phút) và tôi thự sự hoàn thành được rất nhiều việc trong một thời gian ngắn.

Quy Tắc #3: Một phần Pomodoro vẫn tính CÓ hiệu quả

Theo quy tắc củaKỹ thuật Pomodoro,một điều mà Francesco Cirillo kiên quyết là một Pomodoro bị ngắt giữa chừngsẽkhông được tính. Giả sử bạn bị gián đoạn 10 phút trong một nhiệm vụ, điều đó có nghĩa là bạn không nhận được tính cho nhiệm vụ đó và phải bắt đầu lại.

Tôi không đồng ý với tuyên bố này.

Theo tôi, 10 phút làm việc vẫn có giá trị. Nếu bạn bị gián đoạn, tất cả những gì bạn phải làm là ghi lại thời gian của bạn và sau đó thêm nó vào Pomodoro tiếp theo. Một khi bạn đã hoàn thành, bạn sẽ được tínhlà hai Pomodoro.

Đây là cách sự việc hoạt động:

  • Bạn đang viết trong 15 phút và nhận được một cuộc gọi quan trọng.
  • Bạn nhanh chóng viết ra “15 phút” trong danh sách việc cần làm của bạn và nói chuyện với người đó.
  • Bạn hoàn thành cuộc trò chuyện và trở lại làm việc.
  • Bạn bắt đầu một Pomodoro mới, thêm thời gian từ nhiệm vụ chưa hoàn thành.
  • Trong trường hợp này, thời gian bạn làm việc sẽ là 35 phút [25 phút (Pomodoro 1) – 15 phút + 25 phút (Pomodoro 2) = 35 phút].

Thực tế quá trình này đã làm xáo trộn đôi chút về Kỹ thuật Pomodoro, nhưng tôi cảm thấy điều quan trọng là phải phát triển tư duy rằng bạn có thể làm việc có chất lượng trong những khoảng thời gian ngắn (như 5- 10 phút). Khi bạn cho mình một khoảng thời gian để thực hiện một nỗ lực – thậm chí trong một khoảng thời gian rất nhỏ – bạn sẽ có nhiều khả năng tối đa hóa những khoảng thời gian nhỏ mà bạn có được trong suốt cả ngày.

Quy Tắc #4: Ứng dụng thực hành Kỹ thuật Pomodoro

Nhiệm vụ mất ít hơn 25 phút nên được nhóm lại với nhau thay vì được thực hiện riêng.

Ví dụ: tôi có nhiệm vụ được gắn nhãn là “giao tiếp”, bao gồm nói chuyện với mọi người thông qua email, Google+ và Facebook. Mỗi trang web chỉ có thể mất năm phút thời gian của tôi, vì vậy tôi đã phát triển một hệ thống mà tôi chạy một vài Pomodoro và đã hoàn thành chúng ngay lập tức.

Các ứng dụng và công cụ Pomodoro Technique

Điều tuyệt vời về phương pháp Pomodoro là bạn không cần một công cụưa thích hoặc hướng dẫn để bắt đầu. Thực sự, “yêu cầu” duy nhất là sử dụng một ứng dụng hoặc một bộ hẹn giờ đơn giản. Chúng ta hãy đi qua những lợi ích của cả hai.

Tại sao dùng bộ hẹn giờ?

Có hai lý do tại sao một bộ đếm thời gian làm việc tốt cho một Pomodoro. Thứ nhất, hành động vật lý của cuộn dây một bộ đếm thời gian cho bạn rằng sự cam kết tinh thần để bắt đầu làm việc trên công việc. Thứ hai, âm thanh “tick-tick-tick” của bộ hẹn giờ trứng tạo ra cảm giác cấp bách và làm cho bạn luôn cam kết với công việc.

Ti sao dùng ng dng?

Bộ hẹn giờ có vẻ nhưlà một vật dụng mang tính cũ kỹ với một số người hoặc có thể bị giới hạn về không gian và thời gian, vì vậy giải pháp thay thế là sử dụng các ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại của bạn. Có rất nhiều ứng dụng tốt -một số thậm chí có âm thanh tíc tắc– điều tuyệt vời khi thực hành Kỹ thuật Pomodoro. Dưới đây là một số ứng dụng yêu thích của tôi.

Đồng hồ Countdown

Focus Booster

Flowkeeper

Pomodoro cho Mac

Pomodoro cho Andriod

iTomato

Tăng cường Tập trung Pomodoro

Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm một vài ứng dụng Pomodoro khác nhau trước khi chọn một. Tôi đã trải qua một vài tháng trước khi tôi chọn sử dụng mộtứng dụng hàng ngày.

Bắt đầu Sử dụng Phương pháp Pomodoro – Ngay hôm nay!

Cuộc sống của bạn đang trôi qua lãng phí – mỗi giờ một lần.

Bạn lựa chọn cách tiếp cận nào?

(A) Dành thời gian của bạn đi lang thang từviệc này đến việc khác?

HOẶC LÀ…

(B) Dành thời gian của bạn hoàn toàn tập trung vào mỗi nhiệm vụ để tối đa hóa kết quả của bạn?

Hy vọng bạn chọn B.

Với kỹ thuật Pomodoro, bạn có thể nhanh chóng vàotrạng thái làm việc và tập trung tốt nhất theo cách hiệu quả nhất. Trong khi bạn có thể nghĩ rằng nó không qua đặc biệt, phương pháp này được nhiều doanh nghiệp coi là một bí mật để đạt được cân bằng công việc / cuộc sống. Khi đồng hồtíc tắc bạn đang làm việc chăm chỉ và khi nó dừng lại, bạn sẽtự do làm những việc cá nhân và tận hưởng cuộc sống.

Mt số đim bn có th mun biế K thut Pomodoro:

1) Nếu bạn đã có một hệ thống năng suất làm việc cho bạn, bạn không cần phải thay đổi, chỉ nên tham khảo Kỹ thuật này.

2) Kinh nghiệm của mỗi cá nhân là khác nhau, thêm vào đó tính cách và thói quen cũng góp phần lớn vào cách chúng ta làm việc. Do đó, chúng ta cần thực sự tập trung khi áp dụng, trải nghiệm và cá nhân hoá Kỹ thuật này nếu điều đó mang vẫn đảm bảo hiệu quả cùng sự thoải mái cho bạn. Thực tế cũng có nhiều người sử dụng các Block có thời lượng dài hơn hoặc ngắn hơn, tuỳ thuộc vào loại công việc và ý thích của họ, bạn cũng có thể thử nghiệm. Tuy nhiên 25 phút là một thời lượng tiêu chuẩn đã được nghiên cứu và đưa ra kiểm chứng là hiệu quả.

3) Không sử dụng Kỹ thuật Pomodoro cho các hoạt động giải trí vào thời gian rỗi của bạn.

Tặng bạn 1 câu mà tôi rất thích.

“THI GIAN. Đó là tin t ca cuc sng.Nhưng không ging như tin, bn không th kiếm được nhiu thi gian hơn. Tuy nhiên, bn có th ti đa hóa tng giây mi ln bn chi tiêu.”– Lifehack.

Xem Thêm Khóa Học Kĩ Năng Học Tập Đỉnh Cao Tại Đây: 

==> http://bit.ly/2Ezm5ye

 

Chúc bạn ngày càng thành công

Nghiêm Văn Hùng

Leave a comment